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ホウレンソウの仕事における重要性と効果的な実践法とメリット

「ホウレンソウ」の重要性と具体的な方法、またそのメリットを解説していきます。

ホウレンソウのやり方が曖昧になっている、やり方がわからなくて困っているのではないでしょうか?

この記事ではどのようにして「ホウレンソウ」を行うべきか、それにより得られるメリットについて解説していきます。

これらを参考にして「ホウレンソウ」について理解を深めて、悩みや問題を解決しましょう。

ホウレンソウが重要な事は理解しているけど

正しく行えているかは自信が無いです。

安心してください!この記事では課長経験のある私が、

ホウレンソウについて詳しく解説します!

taka

この記事でお伝えする事

・仕事におけるホウレンソウとは?
・ホウレンソウの役割
・ホウレンソウのメリット
・ホウレンソウの具体的なやり方

ホウレンソウとは?

「報告」「連絡」「相談」の頭文字をカタカナに置き換えて取ったものです

ビジネスで信用を得るための基本です。

「ホウレンソウ」は円滑な業務遂行やチームの協力を得る上で、重要な役割を果たします。

「ホウレンソウ」を適切に実践する事で、仕事の進捗管理や問題点の発見、ミーティングを実施する事が出来ます。

仕事が出来る人の特徴として、ホウレンソウが出来る事は必須となります。

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ホウレンソウの三要素について

「ホウレンソウ」は報告、連絡、相談で構成されています。

それぞれの特徴がありますので正しく意味を理解して使い分けましょう。

要素1.報告

上司から受けている指示に対して、現状の結果(作業の経過や進捗状況)を報告する事を言います。

基本的に部下から上司に対して行うものです。

上司は仕事のスケジュールを管理していますので、予定通りなのかどうかを判断する上で、重要な情報となりますので、正しく正確に報告するようにしましょう。

特に以下の3つを中心に報告するようにしましょう。

・進捗報告
・完了報告
・トラブルの報告

要素2.連絡

業務や作業の関係者に対して業務、作業の情報(変化点)を共有する事を言います。

連絡を行うことで、後の結果に対して何が悪かったのかの判断をする際の判断材料や、問題点の抽出にも必要となる情報ですので「これくらい連絡しなくても、いいか」はよくないです!のでしっかり連絡するようにしましょう。

・今後の予定
・変化点の連絡

要素3.相談

業務や作業の中で発生した問題を周囲に相談して他の意見を求める事を言います。

業務や作業を進める上で悩んだ場合にも、相談をする事で他の意見を参考にして問題点の解決のキッカケにします。

・問題や行き詰った時。
・休暇の取得など。

taka

体験談:問題が起きた時に自分で解決できると思い、実際に解決したのですが

解決が甘くて、それが問題になり新たな問題が発生して、「何故、その時に相談しなかったのか?」

と、上司に注意されたことがあります。相談は早期に行うようにしましょう。

チーム協力と信頼関係の構築

ホウレンソウを実践する事でチームや組織内で情報が共有される事により協力関係と信頼が高まります。

メンバーが共有された情報を基に同じ目標に向かって努力をする事で最大限の結果を得る事に近づけることが出来ます。

また、共有を行うことでコミュニケーション能力が高まり、話し方や伝える順序の考え方が身に付きます。

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早期問題発見と迅速な対応

ホウレンソウの実施は早期の段階での問題点の発見を可能にする事が出来ます。

早期に発見され、早期に対策を行えば損失は最小限に抑えることが出来ます。

これにより、業務や作業に問題があっても早期に解決が出来ているので、スムーズに進行する事が可能になります。

仕事の進捗の把握と改善

ホウレンソウにより、進捗情報を適切に共有されることで、進行状況を正確に把握する事が出来ます。

必要な調整や、改善策の導入、より完成度の高い結果に向けたアプローチの手段の模索と適用を行う事の判断材料になります。

その判断によって、業務や作業の成果を最適化する事が可能となります。

最終的にはチームの能力と出来高を最大限に引き出すことが可能となります。

報告を行う6つのポイント

ここまで読んでくださった方は、ホウレンソウの内容とその効果が理解していただけたと思います。

ここでは「報告」を行う方法をお伝えします。

「報告」を正しく行うことで、業務や作業をスムーズに進行する事と、相手やチームとの信頼関係の向上をさせることが出来ますので、しっかり理解していきましょう。

1.上司や同僚の都合を確認しましょう

急ぎの報告でない場合は、相手の状況で調整して行うようにします。

例:「〇〇の件で〇〇のご報告したいことがあるのですが、お時間のご都合はいかがでしょうか?」

今すぐ必要であれば、上司はすぐに時間を作るでしょうし、後ででもいいような内容であれば、調整するのでそれに合わせるようにしましょう。

急ぎの場合は、急ぎであることは伝えるようにしましょう。

2.重要な報告はすぐに行いましょう

上司の顔色や忙しそうだからと言って報告を遅らせる事は、仕事に影響が生じます。

場合によってはすぐに対策を行う必要があり、損失を最小限に抑える為の判断をする必要があるからです。

taka

頻繁に報告してくる部下には上司としては、かなり信用をしていました。

3.結論から先に伝える様にしましょう

上司は、結論を一番に知りたがっています。

結論までの前置きから経過説明や原因などは、相手から求められた場合に話すようにしましょう。

taka

結論を後回しにして話をされると何についての何の話かを考えながら聞く必要があり、

報告者が何が言いたいのかわからなくなります。

4.「事実」と「意見や憶測」は切り離して報告します

事実を客観的に正確に伝える事が重要です。

事実と意見や憶測を交えて話をするとどこまでが事実でどこからが報告者の意見や憶測なのかが曖昧になって判断者の判断を誤らせてしまう可能性があるからです。

意見や憶測を話すときは「私の意見は」など断って切り離してから伝えるようにしましょう。

taka

私も経験不足で部下の報告を受けた時に事実と意見が交錯していて

判断を誤って痛い目に合ったことがあります。

5.こまめに報告しましょう

与えられた作業や業務が予定に対して早く、又は遅れる場合には前もって報告するようにしましょう。

上司は、進捗を確認する事で次の仕事の段取りや遅れている場合の対策を行って、予定通りに仕事を進める必要があるからです。

報告を受けてから動き出すようでは、組織の仕事の遅れや次に渡す先の部門に迷惑をかける事になります。

6.ミスやトラブル、悪い内容ほどすぐに報告しましょう

ミスをしてしまった時や、トラブルになりそうな事はすぐに上司や先輩に状況を報告して情報の共有と指示を仰ぎましょう。

こういった場合には上司や先輩は経験がありますので的確な助言や対処を得ることが出来ます。

早期でのミスなどの報告は信頼の回復と損失を最小限に抑えることが出来ます。

対処できる段階で対処して、話が大きくなってからでは、関係者に大きな迷惑をかける事に繋がります。

taka

過去に、ミスの報告をしなかった部下が居ましたが、

報告の段階では手遅れで、大きな損失に繋がったことがありました。

連絡を行う4つのポイント

連絡については上司、先輩、同僚、部下、後輩に関係なくあなた自身が発信したり受信者になりますので、あなたが正しい連絡方法を理解する事で、部下や後輩にも教育して、正しい方法で連絡を受けることが出来る様にしっかり習得しておきましょう。

1.迅速に連絡する事に気を付けましょう

内容に関係なく連絡は迅速に行います。

連絡する時はなるべく自分で行うようにします。

第三者に伝言で伝えると連絡ないようにズレが発生してしまい間違った内容で伝わっていしまいます。

その後の決断や対処の制度が悪くなり結果的に効果のない対処になり問題になり解決に時間がかかってしまいます。

taka

本来あるべき部下からではない部下から連絡があり、

事実確認をあるべき部下に確認したところ全く違う意味合いの

内容であったことがありました。

2.連絡には順番が重要です

基本的には指示を出した人に連絡をするのが適切です。

ただし、上司や先輩が出張や不在の場合の連絡優先順位やどちらも不在の場合の連絡方法などを事前に確認しておきましょう。

不測の事態でもしっかり連絡できる体制を確認しておきましょう。

3.関係者の全員に伝えるようにしましょう

事案に合わせて、連絡対象者を想定しておきましょう。

連絡不足による社内の混乱や人間関係の悪化を防ぎたいところです。

「連絡を聞いてません」や上司や同僚、メンバーの状況の把握の不足はモチベーションとパフォーマンスを下げてしまいます。

4.曖昧な表現は避けましょう

曖昧な表現では、判断者が的確な判断に踏み切ることが出来ません。

連絡内容に間違いが無かったとしても、「多分」「恐らく」「確か・・・」のような曖昧な表現では、連絡の再確認を要求されて二度手間になる可能性があります。

そうすると、判断が遅れてしまいます。

事実だけを的確に伝えるようにしましょう。

taka

部下からの連絡があまりにも曖昧な表現が多くて情報に

信用性が無くて再度確認するよう指示したことがありました。

相談を行う3つのポイント

相談を行う際はあなたの考えを持って相談するようにしましょう。

相談をする際は、あなたの意見のに対し根拠を出せるように整理してから相談すると、あなたの考えにも上司は耳を傾けて参考にするかもしれません。

そういった意見交換で互いのレベルを把握することも可能になります。

上司からは、あなたがどこまで理解しているか?という事と、あなたからは上司との能力差を実感する事が出来ます。

間違っても、あなたの意見や考えなしで、すべてを上司に任せるような相談の仕方はしない様に気を付けましょう。

1.アイデアや気付きがあれば準備をしてからにしよう

作業や業務の途中に改善点や、気付きがあればその時に相談するようにしましょう。

ただし、その根拠を資料にまとめる事や、内容をまとめてから相談しましょう。

そういった提案は、上司や組織から信頼される存在になっていきます。

また生産性も上がり組織のパフォーマンス向上につながります。

taka

上司も完ぺきではありません。細かい部分までは部下の方が詳しい場合もありますので

気付きやアイデアを出した方がチームで仕事しているので生産性が上がります。

2.まずは指示した人に相談しましょう

作業や業務の進め方がわからない場合の相談は、まずは指示した人に相談するようにしましょう。

指示した人は、内容を把握しており解決方法を理解しています。

3.行き詰ったらすぐに相談しよう

仕事の途中で分からない事や疑問点が発生すると思います。

気を使ったり、あなたのプライドなどで相談が遅れるとかえって、仕事の遂行力が無いと判断されかねません。

行き詰れば、すぐに相談するようにしましょう。

さらに、相談が遅れる事によって他のメンバーにも遅延の影響を与える事になるので気を付けましょう。

まとめ

ホウレンソウについて解説してきましたが、参考になりましたでしょうか?

ホウレンソウはしっかり行うことで、様々な効果があります。

逆に言えばいい加減にすると大きな損失に繋がります。

なのでこの記事を参考にして、しっかりホウレンソウを行うようにしましょう。

ホウレンソウには注意点があります。

・ホウレンソウはタイミングを大事にしましょう。
・自分の考えを持った上でホウレンソウを行いましょう。
・上司に、すべてを委ねる方法は避けましょう。
・結論から話をする様に意識しましょう。

ホウレンソウは伝えれば終了ではありません。

しっかり相手に伝わっているのか?、間違って伝わっていないか?確認するようにしましょう。

さらに、聞き手に伝わるように相手の事を考えて丁寧に伝えるように心がけましょう。

そうすれば聞き手にも伝わり、信頼の構築と評価に繋がりますので、重要です。

ホウレンソウも仕事ですのでホウレンソウを通じてより良い人間関係の構築とやりにくさを改善していきましょう。

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