上司がポンコツだと、多くの人にとってストレスです。
上司として仕事をしている方はコミュニケーション不足で上手く結果が出せないと悩んでいませんか？
この記事を読めばコミュニケーションの解決方法が見つかり、コミュニケーションの問題を少しでも和らげることが出来ます。
転職や人間関係、子育てにも役に立つ！履歴書にも書ける、コミュニケーション資格を身に付けよう！
原因と特徴を理解し、適切な対処法を身につけて仕事の効率を向上させることが出来ます。
本記事はポンコツ上司の原因、特徴とその対処法について解説します。
部下とのコミュニケーションが上手く出来ていない事で
上手く結果が出ていないような気がするんだよな。
コミュニケーションの改善でどのような結果が得られるのか
解説します。明日からでも実践してください
この記事でお伝えすること
- ポンコツ上司のコミュニケーション不足の原因
- ポンコツ上司のコミュニケーション不足の具体的な改善法
- コミュニケーションスキルの向上方法
ポンコツ上司のコミュニケーション不足原因と対処法
１．情報共有の不足
２．コミュニケーションスキルの不足
３．非効果的なコミュニケーションツールの選択
４．フィードバックの不足
１．情報共有の不足
ポンコツ上司は重要な情報や指示を上手く共有しないことが多いです。
その為、情報の抜けや不明確で曖昧な共有で部下が適切に業務を進めることが出来なくなります。
それにより成果が不十分になり最悪、的外れなことをやってしまいそれまでの時間が無駄になる可能性があります。
２．コミュニケーションスキルの不足
適切なコミュニケーションスキルを持っていない事が多く、部下との意思疎通が難しく的確な情報や指示を伝える能力が欠けています。
結果、何が言いたいのか曖昧なまま話が終わるパターンですね。
３．非効果的なコミュニケーションツールの選択
適切なコミュニケーションツールの適材適所での使い分けが出来ていない場合があります。
例えば、重要な情報を口頭で伝えるべきところをメールを使用したりメールで伝えるべき内容を口頭で時間を使って伝える上司ですね。場合によっては時間の無駄でしかありません。
４．フィードバックの不足
部下への必要な情報のフィードバックを提供できない上司です。
お客様の不満や、品質上の問題などの情報のフィードバックをせずに、別の担当者が同じ失敗をしてお客様から不信感を抱かれたり同じ品質不良を何度も繰り返しコストと時間を無駄にする根源です。
これでは会社のパフォーマンスが向上せず部下にとっても成長できず、やっているにもかかわらず、向上しないやりがいのない仕事となってしまい部下は会社や上司にも不信感を抱いてしまいます。
ポンコツ上司のコミュニケーション不足に対する対処法
１．積極的な情報共有
２．コミュニケーションスキルの向上
３．適切なフィードバックの提供
４．コミュニケーションツールの正しい選択
５．フィードバックの受け取りを促す
１．積極的な情報共有
部下と重要な情報を共有する時は明確で適切なコミュニケーションツールを使用して必要な情報を的確に伝えるように心がけましょう。
定期的なミーティングや進捗報告の場を設けてみます。
具体的なミーティング順序
- ゴール（目標）を伝える
- 現状とゴールの差異
- その差異を埋める方法を提案、確定案の提示をする
- その理由と、それを実行すればどのような結果が得られるか伝える
部下に納得してもらいながら進める事が重要です。
部下が納得していないにもかかわらず強引に進めても部下は本来のパフォーマンスを出し惜しみする可能性があり、最高の結果に近づける事が困難になります。
２．コミュニケーションスキルの向上
コミュニケーションスキルを向上するのに必要な「伝える能力・聞く力・非言語コミュニケーション」について解説します。
伝える能力については「PREP（プレップ）法」を取り入れましょう。様々なシーンで活用できる心強い武器になります。
PREP（プレップ）法について
- Point（結論）
- Reason（理由）
- Example（事例・具体例）
- Point（結論の繰り返し）
例
「私の考えはAです」
「理由は〇〇だからです」
「～～という実績、効果が出ています」
「なので私はAという考えです」
ポイントは結論や結果から話をすると相手が理解しやすくなります。
日頃から論理的に組み立てて話をするように心がけましょう。
聞く力についてはただ単に集中して聞くのではなく「傾聴」する事を意識してください。
丁寧にプラス熱心に話を聞く姿勢で取り組みましょう。相手の話は一旦受け止め、相手の話を遮ってはいけません。
また適切なタイミングで「うなずき、相槌」をするようにしてくだい。
非言語コミュニケーションについては相手の話を聞く時や、話しかける時、話をする時などに相手に悪い印象を与えないようにして引き出せる情報は最大限に引き出し、理解してほしい話を最大限に伝える事に必須です。
どんなにいい話を聞くにも伝えるにも不機嫌は表情では相手は話しにくく、聞く側も聞く耳を持ちません。
非言語コミュニケーションについて
- 話し相手に体と目線を相手に向ける
- にこやかな好印象な表情を心がける
- 適切な声のボリュームと話すスピードに気を付ける
- 身振り手振りを交えて説明する（やりすぎは注意です）
他にも「話の内容に合わせてトーンを変える」などもいいと思います。
相手に好印象を持ってもらいながら話すことが重要です。
３．適切なフィードバックの提供
部下の成長や業務の改善、企業の成長には定期的なフィードバックを提供するようにしてください。
具体的なアドバイスや肯定的なフィードバックを通じて部下が成長できる環境づくりを意識してください。
そうすればやがて部下は育ちあなたの助けになるでしょう。
４．コミュニケーションツールの正しい選択
重要な情報や指示を伝える時はそれぞれの会社の考え方・やり方があると思いますので、まずはそれに従いましょう。
しかしながらルールを逸脱しない程度に出来るだけ相手の事を考えた情報の伝達方法は意識するようにしましょう。
情報の緊急性や、重要性に合わせて適切なツールを使用しましょう。
５．フィードバックの受け取りを促す
部下にはフィードバックを受け取る為の機会を積極的に増やしましょう。
部下が自由に意見や質問ができる環境を作る事で思わぬアイデアや解決策を得る可能性が高まります。
またコミュニケーションの円滑化を行うことで良好な関係への第一歩となり部下のモチベーションの向上とパフォーマンスを最大限に引き上げる事に繋がります。
意見が出た場合には否定するのではなく肯定的な意見を返すよう気を付けてください。
しかしダメなものは、ダメですので一旦受け止めてダメな理由を明確にして納得するまで議論を重ねましょう。
【脱！ポンコツ上司！】ポンコツ上司に読んでほしい！コミュニケーション不足のまとめ
ポンコツ上司のコミュニケーション不足について解説してきましたが、重要なことは、情報の共有方法、フィードバック、その情報をどのように、相手に伝わるように展開できるか。という事に尽きます。
その中で方法として「PREP法」や「非言語コミュニケーション」などの手法を取り入れて、上司自身もスキルを磨いて努力する必要があり積極的に取り組み、変わる努力を積み重ねる事が重要です。
コミュニケーションスクールなら【SunRise】
そういった姿勢を部下や、あなたの上司は見ていますので自然と仲間が集まり協力してくれるようになります。
部下のモチベーションは上司の熱量で決まるという事です。
決して結果について部下の責任にしたり、責任から逃げるような言動、行動は絶対にしてはいけません。
中間管理職の方は特に上からも下からも評価の対象となります。
常に努力をして先頭に立つ事を意識した行動を示さなければなりません。
その覚悟がなければ確実に環境に飲まれ負けてしまいます。
私も中間管理職を経験しましたが自分の姿勢次第で部下の行動とパフォーマンスには雲泥の差があります。
それだけにチームの中心の役割には重要な使命があると実感しました。
より良い、最高の成果を生み出せるチームの構築を目指せるように頑張りましょう。
皆様の上司として変われること成功することを応援しています。
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