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整理整頓で仕事の成果を最大化!

仕事を効果的に進めるために、整理整頓は必要な作業です。

あなたは整理整頓について、必要性はわかるけど具体的な方法や、部下や後輩に指導できるように知識と行動が伴っていますでしょうか?

もし自信が無いようであれば、この記事を参考に整理整頓についての理解を深め部下や後輩に指導して、大きな効果を得ましょう!

この記事でお伝えする事

・整理整頓の意味
・整理整頓のポイント
・整理整頓による仕事の効果
・整理整頓による心理的効果

整理整頓とは?

「整理整頓」とは「整理」した後、「整頓」するという一連の事を言います。

「整理」と「整頓」は似たような言葉で混同している方もいるのではないでしょうか。

しかし、個別で見ると意味がそれぞれ違いがありますので、一つずつ確認していきます。

整理とは

要るものと要らない物を分別して「要らない物を捨てる」事を言います。

整理を行うことで、要るものと要らない物が明確になりますので、効率よく要らない物を捨てることが出来ます。

不要物の分別ポイント

・最後に使用してから期限を決めて使用してなければ破棄対象にする
(〇〇日/ヵ月/年使用が無ければ破棄)

・長期保管対象には保管期限をきめる

・今後も使用するのか?他のもので代用できないか?

・それを使用する作業や業務自体を無くすことが出来ないか?

・書類関係についてはPC保管で誰でも閲覧できるように仕組みを変える。

整頓とは

整理したものを「場所を決めて保管する事」を言います。

明確に決められた場所に決められた物を保管する事で、探す無駄やストレスがなくなります。

整頓のポイント

・専用の置き場を決めましょう

・保管期限を決めて超過した場合は随時破棄していきましょう

・保管量を決めましょう(保管の多過ぎを防ぎます)

・よく使うものはより近く、そうでない物は上段や下段に収納しましょう

・保管場所には保管物名を明記しましょう(探しやすくなります)

仕事の整理整頓による効果とは?

整理整頓を行えば、必要なものをすぐに取り出すことが出来て、探す無駄やストレスが無くなります。

そうする事で無駄な時間が減り仕事の生産性とパフォーマンスが向上します。

積極的に整理整頓を行い、効果を手に入れてください。

私も半信半疑で、整理整頓に本気で取り組んだことがあります。
そうすると、必要な資料がすぐに取り出すことが出来て、すぐに仕事に取り組むことが出来ました。以前までは、資料を探すところから始める事になっていましたので、探す時間もなく、後回しにしていました。そのせいで、仕事が逆に遅れて、資料の提出期限に間に合わないことがありました。

効率向上による時間の節約

仕事における整理整頓は必要なものをすぐに取り出せる環境を作ります。

探すことに掛けていた時間を作業や業務の時間へ変えることが出来ますので、業務の効率化をすることが出来ます。

効率化できるだけではなく、作成した資料などのの文書の整理や工夫をする時間も確保できることで仕事のクオリティが向上します。

クリエイティビティとアイディアの促進

整理整頓された環境は余計なものが余りない環境となりますので、集中力が高まります。

集中力が高まることで、アイデアが湧きやすい状況を作り出し、新たな提案を生み出しやすくなるでしょう。

逆に空間が散らかっていると物が多すぎて集中力を保つことが出来ず、良い仕事が出来ません。

仕事で成果を出すために出来る範囲での空間作りをしていきましょう。

心地よい作業環境によるストレス軽減

整理整頓された環境では居心地の良さと、ストレスの軽減が期待できます。

散らかった環境では気持ちも乱れがちで、何よりも仕事のやりづらさを非常に感じる事があります。

例えば、「あの資料に、メモ書きしたけどあの資料はどこにあるのか?」「さっきまで使っていたボールペンが見当たらない」などで資料の山をかき分け見つけ出すような仕事のやり方では、その都度、仕事が止まってしまいます。

そういった面でも精神的にもよくなく、余裕を持った仕事が出来ません。

整理整頓のステップー仕事環境の構築ー

整理整頓を行うことで効率的な仕事環境を作り出しましょう。

整理整頓によりあなたの仕事の質とパフォーマンスを向上させて質の高い仕事で次の人へ回せるようになりましょう。

そうすれば、周囲はあなたを評価して信頼のある従業員になれるのではないでしょうか。

また、上司の方は自分から進んで実行して部下や後輩を巻き込んでいい影響と刺激を与えていきましょう。

不要な物の整理と整頓

最初にするべきことは、不要物の整理を行いましょう。

使っていないツールや書類データなどを整理して必要なものを近くに分かりやすく保管できるスペースを確保しましょう。

これまでに紹介した方法とステップを参考に整理整頓をしましょう。

効果的な収納方法

収納するものに合ったケースやアイテムを利用するようにしましょう。

サイズが合っていなかったり、必要以上に収納できるアイテムなどは、せっかく不要物を整理整頓してスペースを確保したにも関わらず、ムダにスペースを使うことになりますので、見合ったものを選択するようにしましょう。

設置場所には適材適所を意識してよく使うアイテムや資料は近くに配置しましょう。

そうすることで、必要なものをすぐに取り出せるようになりますので工夫しましょう。

生産性向上!仕事の整理整頓術

仕事の生産性を向上させるには、仕事の整理整頓がポイントになります。

効率的な作業環境を構築した後は、仕事を効果的に管理する事で目標達成に近づけます。

ここでは、タスクの優先順位の設定や整理を行い実践的な仕事の整理整頓を紹介します。

タスクの整理と優先順位の設定

仕事の整理整頓はタスクの優先順位の設定が重要です。

・急ぎの仕事
・期限付きの仕事
・期限はないがやってるほうが良い仕事
・期限が無く、今すぐ必要でない仕事

上記の順を意識して私は作業する事で仕事の順序が明確になり、かなり仕事がしやすくなりました。

更に、この順位に日程を付ければ進捗確認もしやすくなり、目標を持つことが出来てモチベーションのアップにつながっています。

作業や業務のマニュアル化

生産性を上げるにはマニュアル化は重要です。

引継ぎや、新人教育の際は教える時間の短縮と聞き手側も作業に困った場合に見返すことで、クリアに出来る問題もあり時間の短縮になります。

マニュアルはあくまでマニュアルであり細かいノウハウについてのマニュアルへの落とし込みが出来るものはするようにしましょう。

数値に表現するのが難しいケースについては相手が理解できるまで教え込む必要があります。ですがマニュアルがあれば仕事の基礎と流れは理解しやすくなりますので積極的に作成して取り組みましょう。

私はマニュアルのある会社と無い会社の両方を経験しましたが、マニュアルがあるほうが断然、仕事の流れの理解やコツを掴むことが早かったです。

仕事で行き詰っても、まずはマニュアルを見て自分で調べると言う事で「調べる癖」が付きました。環境という意味でやりやすかったのはマニュアルがあるほうが、働きやすく従業員の定着にも貢献します。

ストレス軽減!?整理整頓の心理的効果

ストレスの軽減は重要な課題です。

ストレス軽減には整理整頓によっても軽減できることがあります。

ストレス軽減の観点から整理整頓の心理的効果について紹介したいと思います。

散らかった環境とストレスの関係

片付いていない空間やデスクはどこに何が保管されているのかわからなくなり、

「重要な資料が埋もれてしまっていないだろうか?」
「探している資料が見つからない」

など、ストレスの一因になります。

そうすると集中力の低下や、イライラ感を引き起こします。

整理整頓された状態であれば管理されていますのでそういう不安が無くなります。

清潔で整頓された場所と心の健康

整理整頓された環境で仕事をするという事でも、モチベーションが上がると思います。

見た目の良さだけではなく、心の整理にもなります。

整理整頓が習慣化されることで、散らかった環境からのストレスやイライラから解放されますよ!

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まとめ

仕事の整理整頓は生産性向上や心理的な安定に影響を与える一因す。

整理整頓には、物から仕事のタスクまで多岐にわたりますが、その効果は非常に大きいものです。

整理整頓をやり切れば必ず変化が生まれモチベーションの向上になりますので積極的に取り組みましょう!

整理整頓の効果
・仕事効率の向上
・精神的な安定とストレスの低減
・モチベーションの向上

私自身、整理整頓を意識的に取り入れるようになってからは気持ちよくデスクに向き合えるようになり、余計なストレスが軽減されて集中できるようになりました。

仕事の出来る量も増えて、周囲から「仕事が早い」「質が高い」などの言葉をもらえるようになり、モチベーションのアップにもつながり、仕事に向かう気持ちが一変しましたので、かなりオススメであります。

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