効果的なフィードバックは、部下を成長させて職場の生産性を向上させるためには重要なポイントになります。
正しくフィードバックをすることで、部下は自分の強みや弱み、改善点を理解することでより良いパフォーマンスを発揮できるようになります。
みなさんもこんな経験はありませんか？
「急に仕事への理解が深まり出来ることが増えたような気がする。」
これは自分の強みや弱み、改善点を正しく理解することが出来ているからです。
あなたの努力の成果でもありますが、上司や先輩が正しくフィードバックできているから気付くことができているのです。
反対に、フィードバックが悪いと改善点に気付くことができず、成長が止まります。
よく同僚が、「上司からのフィードバックが無いので正しく仕事が出来ているのかわからない。」と言ってました。
なので、正しいフィードバックは部下を成長させる起爆剤にもなりますので重要性を正しく理解しましょう。
この記事では、部下への効果的なフィードバックの方法について詳しく説明します。
この記事でわかること
- フィードバックの重要性
- フィードバックの適切なタイミング
- 効果的なフィードバックの具体例
- フィードバックで使えるテクニック「サンドイッチ法」
- フィードバックを通した部下との関わり方
- 自己フィードバックの効果
1. 具体的で明確なフィードバックをする
具体的で明確にフィードバックをすることで部下もイメージしやすくなり改善に向けた目標の共有がよりスムーズになります。
ゴールが見えればあとはやるだけですから、成功率が上がります。
フォローは忘れないようにしてくださいね！
具体例で説明
抽象的な表現は避けて、具体的な事例をもとにフィードバックしましょう。
抽象的な表現では、伝える側の感覚と受け取り側の感覚にズレが生じてしまい、上手く伝わっていないことが多いようです。
「自分はこれでいいと思っていたが実際にはそうではなかった。」これではやり直しが発生し非効率です。
事実に基づいて説明
主観ではなく、客観的な事実やデータに基づいて説明するようにしましょう。
主観では個人の感情や考えが含まれてしまいます。
そこにもやはりズレが生じてしまいます。
事実やデータは最も中立な情報ですのでこれを軸に説明していきましょう。
ポイント
伝え方について悪い例と良い例を見てみましょう。
「あなたのプレゼンテーションはとても良かったです」
「あなたのプレゼンテーションの中で、特にデータをグラフで視覚化したことで、説明した部分が非常に分かりやすかったです」
どうでしょうか？
具体的に明確に伝えた方が、部下にとっては
- 何が良かったのか
- どのように良かったのか
- 次からもどうすればいいのか
このような事が非常にわかりやすく伝わります。
わかりやすく伝えることで次もどのような仕事をすればよいかを理解できて、仕事の質が向上します。
これだけでも部下の質が向上していると思わないでしょうか？
他の例では、
「最近の会議であなたの発言が少ないですよ」
「先週の会議で、あなたからの発言がほとんどなかったので、次回はもっとあなたの意見や考えを共有してほしい」
- 「最近の～～」ではなく「先週の～～」
- 「発言が～～」ではなく「意見や考えを」
具体的に「どの会議での、どのような発言をしてほしい」という風に具体的に明確に指摘します。
部下は改善点に気付くことができます。
次の会議では部下は改善点を修正するように努力するでしょう。
ポチップ
2. 速やかにフィードバックを行う
フィードバックはできるだけ早いタイミングで行うようにします。
遅れれば、その分効果が薄れます。
早ければ早い方が記憶にも残っていますよ。
早い段階でフィードバック行えば鮮明に記憶している間に指摘とフォローをしてあげると効果が大きいからです。
１週間前のことより数日前、数時間前という具合です。
継続的なフィードバック
継続的なフィードバックを忘れてはいけません。
定期的に継続してフィードバックを行うことで改善への進捗を確認することが重要です。
指摘したポイントを改善すれば成長できるチャンスがあるわけですから、しっかりサポートして部下の成長につなげてあげましょう。
3. フィードバックはバランスが重要
フィードバックは良い点ばかりでも悪い点ばかりでも良くありません。
良い点ばかりではそれ以上の成長は見込めません。
良い点ばかりでは、改善が出来ず成長か見込めません。
悪い点ばかりでも受け取り側は自信を無くしモチベーションが下がります。
良い点はしっかりと褒め、悪い点については具体的に明確に指摘することが重要です。
使えるテクニック「サンドイッチ法」
ネガティブなはなしを相手に伝えるときに有効な話法になります。
その名の通り、
ポジティブ＋ネガティブ＋ポジティブ＝サンドイッチ話法
具体的には、
「今回のプレゼンはグラフを使ってとても分かりやすかったよ。残念ながら今回の提案は採用されなかったけど、今回のようにわかりやすいプレゼンが出来る様になるための努力していることがよくわかりました。次回はきっと採用されることを期待しているよ。」
前向きな言葉で切り出し、間に指摘や注意点を、最後に期待を込めた前向きな言葉を掛けてあげることがサンドイッチ話法になります。
この話法はプライベートでも使えます。
相手に悪いことを伝える時に直接確信だけを話をすると感情的になり揉め事にもなりかねません。
サンドイッチ話法を使って伝え方を工夫すれば相手の感じ方を緩和することが期待できます。
悪い事だけをストレートに言われても、中々受け入れるのに時間がかかります。
4.前向きで建設的なフィードバックを心掛ける
建設的で前向きなフィードバックは相手のやる気を促すのに効果的です。
問題の解決に焦点を当てることで批判ではなく改善策を提案することが重要です。
相手のモチベーションを維持する為には努力を認める言葉を掛けることがカギになります。
提案の有るフィードバックは改善点も明確になり解決が早くなります。
ポイント
前向きで建設的なフィードバックは、部下が改善点を理解して前向きに取り組むための方法を示します。
「この部分は少し説明が不十分なので改善が必要ですが、次回はさらに深い説明を添えてみると良いかもしれません。あなたならきっとできると思います。」
「あなたの報告書は細部までわかりやすく作りこまれているが、次回は全体や背景をもう少し整理すると、状況がさらに分かりやすくなると思います」
といった具体的な改善策を提案して、部下は具体的なアクションプランを立てやすくなります。
部下が達成できるように進捗の確認とフォローを忘れないようにしてください。
5. フィードバックの効果を確認する
フィードバックは実行して終わりではありません。
相手が正しく理解していることでフィードバックの価値が生まれます。
これらを確認して、相手の理解度を把握することが大切です。
フィードバック後の確認があればフォローを実感して前向きに取り組むことができます。
相手が理解していない場合、それに適した新たなフィードバックが必要になるからです。
相手の理解度を把握して成功に導きましょう。
ポイント
具体的な確認方法を紹介します。
下記のような質問を投げかけフィードバックの効果を確認します。
フィードバックについて何かわからないことはありませんか？
フィードバックの後。どのように取り組んでいますか？
フィードバックの効果を正しく確認して相手が行動に移せるように、そして結果につながるようにフォローします。
相手もフォローを受けると安心して仕事に取り組むことができるのです。
ふぉr－を通じてコミュニケーションも取れるのでフィードバックは重要だと言えます。
6. 個別のニーズに応じたフィードバックを行う
フィードバックは、誰にでも同じでは良くありません。
相手のニーズや性格に応じてフィードバックの方法を調整するべきです。
人はそれぞれ求めるものや価値観、指摘を受け入れることができるポイントが異なります。
日頃から相手のニーズや性格を把握できるようにコミュニケーションを取りましょう。
個別に合わせたフィードバックとても重要です。
ポイント
部下によっては細かくフィードバックをする必要があるかもしれませんが、要点だけで理解する部下も居ますから相手によって伝え方を考える必要があります。
個々の強みや改善点に焦点を当てたフィードバックを行います。
具体的には、
「グラフや表を使って分析するのは良く出来ています。ただ、もう少し説明文を充実させればより分かりやすい資料になりますよ」
明確に何が良くて何が足りていないのかをフィードバックしてあげましょう。
部下はそれぞれが異なる得意なスキルを持っているため、フィードバックも一律ではなく個別の対応が必要になります。
部下のニーズを理解して、最も効果的なフィードバックの方法を行うことで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
7. フィードバックの頻度と量を調整する
フィードバックの頻度は相手の状況や業務の性質に合わせて調整しながら行うことが大切です。
進行中の業務に関係のないフィードバックを過剰に行っても即時に反映ができません。
さらに言えば、相手の記憶に残りにくい可能性もあります。
私も一度にフィードバック受けた時は、「いっぺんに言うなよ！覚えれんわ！」って思っていました。
相手のキャパによっては意味のないフィードバックになりかねません。
なので適切なタイミングで適切な情報を適切な量を伝える事が重要です。
ポイント
日常的な業務においては週次や月次でのフィードバックが適切かもしれませんが、大きなプロジェクトの後には詳細なフィードバックセッションが必要になる場合があります。
たとえば、「月次の評価ミーティングで、全体的なパフォーマンスと特定の改善点について話し合いましょう」といった形で、定期的なフィードバックの場を設けます。
フィードバックの頻度と量は、部下の業務状況や個々のニーズに応じて適切に調整することが重要です。
過剰なフィードバックは部下にとって負担となり、逆に少なすぎるフィードバックは成長の機会を逃してしまう可能性があります。
適切なバランスを見つけることが鍵です。
8. 部下の意見や感情を尊重する
部下の最大限の力を引き出すためには、部下の意見や感情を尊重することが重要です。
尊重できなければ部下のやる気を損なわせてしまう可能性があります。
意見しても否定ばかりではやる気を無くします。
部下のアイデアや意見に耳を傾けることで前向きに取り組むようになり、やる気を引き出すのも上司の役目です。
なので、部下の意見や感情は尊重するようにしましょう。
ポイント
フィードバックを行うときは部下の発言の機会を設けましょう。
この点についてどのように考えていますか？
改善に向けて何か案はありますか？
など質問をして部下の思いや意見を尊重するようにします。
フィードバックは一方的に行うのではなく双方の意見を尊重して対話を意識しましょう。
一方的に進めるだけでは、相手は他人事のように捉えて改善の進みが悪くなります。
相手の意見を尊重する姿勢を示すことができれば相手もオープンになりやすくなり意見が出しやすくなります。
9. フィードバックの結果を評価する
フィードバック後の活動の結果を評価することが大切です。
成果を評していく中で新たな改善点や成長の機会を見つけることができます。
結果を評価することで次のステップに進むことができます。
フィードバックは実行して終わりではなく結果を評価します。
評価をしてあげることでフォローされている実感を与えるようにします。
ポイント
フィードバック後にに部下の成長がどうなっているのか成果を具体的に評価します。
前回のフィードバックで指摘した点について、今回は改善されていました。特に○○の部分が良くなりました。
具体的に評価するようにします。
部下が成長した点を具体的に評価して、より高いモチベーションを引き出し、次の目標に向けての意欲を高めることができます。
10. 自己フィードバックの促進
上司からのフィードバックにも効果はありますが、部下自身に評価をさせて改善点と強みを自覚させることが重要です。
定期的に又は仕事の節目で自己フィードバックする機会を作りましょう。
自己フィードバックのやり方、考え方までフォローしてあげましょう。
何よりも自身で気付いた改善点や強みは意識して取り組みやすいので成長の機会も多く、成長スピードが速くなります。
ポイント
自己フィードバックをさせるには課題として機会を与えましょう。
次の会議までに、自分の成果を振り返り、どの部分がうまくいったか、どの部分を改善ことができるか考えてみてください。
具体的に課題として質問するようにしてください。
部下が自分自身でフィードバックを行うことで成長に繋がります。
自己評価を行うことで、自律的な成長をフォローし、自分自身の行動やパフォーマンスについての分析により成長できるポイントを見つけます。
まとめ
効果的なフィードバックは、
これらの要素が非常に重要になります。
また、部下がフィードバックへの理解度を確認し、フォローすることで、部下の成長を持続的にサポートできます。
さらに、個別に応じたフィードバックや伝え方、部下の意見や感情を尊重する姿勢を示すことが重要です。
これらのポイントを実践して職場のコミュニケーションが向上し、より強固なチーム作りをすることが可能になります。
効果的なフィードバックは、リーダーとして重要なスキルで、部下の成長と職場全体の成功を左右します。
この記事で紹介した方法を活用し、部下との関係を強化し、組織全体のパフォーマンス向上に貢献しましょう。
